Mahalagang Pagkakaiba – Pangkalahatang Ledger kumpara sa Balanse sa Pagsubok
Ang paghahanda ng general ledger at trial balance ay dalawang pangunahing aksyon sa cycle ng accounting na kinakailangan para sa paghahanda ng mga financial statement sa katapusan ng taon. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng general ledger at trial balance ay ang general ledger ay isang set ng mga account na naglalaman ng mga detalyadong transaksyon na isinagawa, habang ang trial balance ay isang statement na nagtatala sa pangkalahatang ledger na mga panghuling balanse.
Ano ang General Ledger
Ang pangkalahatang ledger ay ang pangunahing hanay ng mga account kung saan ang lahat ng mga transaksyon na isinagawa sa loob ng taon ng pananalapi ay naitala. Ang impormasyon sa pangkalahatang ledger ay nagmula sa pangkalahatang journal, na isang paunang aklat para sa pagpasok ng mga transaksyon. Ang pangkalahatang ledger ay naglalaman ng lahat ng debit at credit na mga entry ng mga transaksyon at pinaghihiwalay ng mga klase ng asset. (Mga asset, pananagutan, equity, kita at gastos)
H. Ang mga indibidwal na asset account gaya ng cash, mga account receivable, prepayment, atbp. ay itatala sa ilalim ng klasipikasyon ng mga asset.
Para sa malalaking negosyo kung saan maraming transaksyon ang isinasagawa, maaaring hindi maginhawang ilagay ang lahat ng transaksyon sa general ledger dahil sa mataas na volume. Sa kasong iyon, ang mga indibidwal na transaksyon ay naitala sa 'subsidiary ledger' at ang mga kabuuan ay inililipat sa isang account sa pangkalahatang ledger. Ang account na ito ay tinutukoy bilang 'Control account' at ang mga uri ng account na karaniwang may mataas na antas ng aktibidad ay nakatala dito.
Figure_1: Halimbawa ng balanse ng General ledger
Ano ang Trial Balance?
Ang trial balance ay isang summarized worksheet na kinabibilangan ng lahat ng balanse ng ledger sa isang partikular na punto ng oras (karaniwan ay ang accounting year-end) na may layuning suriin ang mathematical accuracy ng mga balanse sa ledger. Itatala ang lahat ng balanse sa debit sa isang column kasama ang lahat ng balanse sa credit sa isa pa.
Ang Trial balance ay nagbibigay ng lahat ng pangwakas na balanse sa isang dokumento sa isang sulyap, samakatuwid, ito ay madaling gamitin bilang isang reference tool. Nakakatulong din ito sa pagsisiwalat ng ilang posibleng pagkakamali sakaling mangyari at tumutulong na matukoy ang uri ng mga entry sa journal na dapat i-post upang maitama ang mga natukoy na error.
Mga Pangunahing Layunin at Paggamit ng Trial Balance
Upang gamitin bilang tool sa pagpapasya upang matiyak ang katumpakan sa matematika ng mga balanse sa ledger
Kung ang lahat ng mga transaksyon para sa isang panahon ng accounting ay tumpak na naitala, ang kabuuan ng mga balanse sa debit ng trial balance ay dapat na katumbas ng kabuuan ng mga balanse sa kredito.
Para matukoy at itama ang mga error sa pagtatala ng impormasyon sa pananalapi
Ang ilang uri ng mga error sa pangkalahatang ledger ay maaaring matukoy sa pamamagitan ng trial balance. Sila ay,
- Mga error sa bahagyang pagtanggal (Tanging ang debit entry o ang credit entry ang naka-post sa mga account)
- Mga error sa pagdadala ng pasulong (Ang panghuling balanse ay nadala nang hindi tama)
- Mga error sa pag-cast (Ang kabuuan ng isang account ay mas marami o mas kaunti ang naitala)
Kung sakaling magkaroon ng error, ang halagang nagdudulot ng pagkakaiba ay ilalagay sa ‘suspense account’ hanggang sa oras na maituwid ang mga ito. Kung ang debit side ng trial balance ay lumampas sa credit side, ang pagkakaiba ay ikredito sa suspense account at kung ang credit balance ay mas malaki kaysa sa debit balance, ang pagkakaiba ay ide-debit sa suspense account. Kapag natukoy na ang mga error, naitama at na-tally ang trial balance, isasara ang suspense account dahil wala na ang balanse.
Gayunpaman, ang mga sumusunod na entry ay hindi magdudulot ng pagkakaiba sa trial balance.
- Mga error sa prinsipyo (Naka-post ang mga entry sa maling uri ng account)
- Mga error sa kumpletong pagtanggal (Ang mga entry ay ganap na tinanggal mula sa mga account)
- Mga error sa komisyon (Naka-post ang isang entry sa tamang uri ng account, ngunit maling account)
- Mga error sa orihinal na entry (Naka-post ang maling halaga sa mga tamang account)
- Mga error sa kompensasyon (Ang mga maling entry sa dalawa o higit pang account ay nagkansela sa isa't isa)
- Mga error sa kumpletong pag-reversal (Naka-post ang tamang halaga sa mga tamang account ngunit na-reverse ang mga debit at credit)
Ano ang pagkakaiba ng General Ledger at Trial Balance?
General Ledger at Trial Balance |
|
| General ledger ay isang set ng mga account na nagtatala ng lahat ng transaksyon. | Ang balanse sa pagsubok ay isang buod na pahayag na sumasalamin sa mga balanse sa pangkalahatang ledger. |
| Layunin | |
| Ang layunin ay itala ang mga huling entry ng mga transaksyon. | Ang layunin ay suriin ang katumpakan sa matematika ng mga pangkalahatang balanse sa ledger. |
| Pag-uuri ng account | |
| Ginagawa ito ayon sa klase ng mga account | Walang klasipikasyon ng mga account. |
| Tagal ng Panahon | |
| Itinatala nito ang mga transaksyon sa taon ng accounting. | Ito ay inihanda sa huling araw ng accounting year. |
Buod – General Ledger vs Trial Balance
Habang ang proseso ng accounting dati ay napakatagal at magastos, maaari na itong maisagawa nang may kaunting oras at pagsisikap sa paggamit ng automated accounting software. Mahalagang maunawaan nang tumpak ang pagkakaiba sa pagitan ng general ledger at trial balance dahil pareho silang kumakatawan sa mahahalagang hakbang sa paghahanda ng mga financial statement sa pagtatapos ng taon. Kung sakaling may mga pagkakaiba sa pagitan ng mga balanse sa debit at kredito, dapat imbestigahan ang mga ito, at dapat na i-post ang mga entry sa pagwawasto bago magpatuloy sa paghahanda ng mga financial statement.
