Mahalagang Pagkakaiba – Sekretaryo vs Receptionist
Ang Secretary at Receptionist ay dalawang mahalagang post sa anumang organisasyon kung saan maaaring bigyang-diin ang ilang pagkakaiba. Ang dalawang post na ito ay may magkaibang mga tungkulin, tungkulin, at tungkulin na dapat gampanan salungat sa popular na maling akala na ang mga ito ay iisa at magkaparehong mga trabaho. Samantalang ang isang sekretarya ay higit na isang personal assistant o administrative assistant, ang isang receptionist ay ang unang taong nakakaharap kapag siya ay pumasok sa isang organisasyon. Tingnan natin ang pagkakaiba sa pagitan ng mga tungkulin ng isang sekretarya at isang receptionist.
Sino ang isang Secretary?
Ayon sa Oxford English Dictionary, ang isang Secretary ay isang administratibong opisyal sa isang organisasyon na nagtatrabaho upang mag-type ng mga liham, magtago ng mga talaan, atbp. Ang mga tungkulin ng isang sekretarya ay nag-iiba depende sa laki ng isang organisasyon. Samantalang sa isang maliit na kumpanya, maaaring kailanganin niyang gampanan ang dalawahang tungkulin ng isang receptionist pati na rin bilang isang sekretarya, sa malalaking organisasyon, siya ang taong nag-aayos ng iskedyul ng kanyang amo, tumatanggap at tumugon sa lahat ng mga mail, nag-order ng mga supply, nag-iskedyul ng mga appointment sa kanyang amo, nag-type ng mahahalagang sulat at iba pa.
Ang isang sekretarya ay dapat may mataas na paaralan o katumbas na diploma at dapat ay may mabilis na kasanayan sa pag-type. Mas gusto ng maraming kumpanya na kumuha ng mga taong may karagdagang sertipiko ng mga kasanayan sa antas ng kalihim. Ngayon ay magpatuloy tayo sa pag-unawa sa mga tungkulin ng isang receptionist para magkaroon ng malinaw na ideya sa pagkakaiba ng dalawa.
Sino ang Receptionist?
Karaniwang kinakailangan ang isang receptionist na batiin ang mga tao sa front desk at idirekta sila sa iba't ibang departamento depende sa kanilang mga kinakailangan. Siya rin ang taong kailangang dumalo sa mga papasok na tawag at sumagot sa mga tanong at makinig din sa mga reklamo. Ang mga taong gustong makilala ang isang mahalagang tao sa organisasyon ay kailangang makipagkita sa taong ito para makuha ang petsa at oras ng pagpupulong.
Kapag tumawag ka sa anumang kumpanya, ang boses na karaniwan mong naririnig ay boses ng receptionist. Ang isang receptionist ay kailangang dumalo sa lahat ng mga bisita at dapat magkaroon ng isang kasiya-siyang personalidad, isang pagtulong na saloobin at isang matamis na boses upang mapabilib sila. Dapat ay mayroon siyang etika sa telepono upang madaluhan niya ang lahat ng mga query sa negosyo nang may sukdulang kahusayan at gawing mga tunay na customer ang mga kaswal na query.
Malinaw kung gayon na may malaking pagkakaiba sa mga tungkulin, responsibilidad at tungkulin ng isang sekretarya at isang receptionist.
Ano ang Pagkakaiba sa pagitan ng Secretary at Receptionist?
Mga Depinisyon ng Secretary at Receptionist:
Secretary: Isang administratibong opisyal sa isang organisasyon na nagtatrabaho upang mag-type ng mga liham, magtago ng mga tala, atbp.
Receptionist: Isang taong bumabati at nakikitungo sa mga bisita sa isang opisina.
Mga Katangian ng Secretary at Receptionist:
Mga Tungkulin:
Secretary: Inaayos ng isang sekretarya ang iskedyul ng kanyang amo, tumatanggap at tumugon sa lahat ng mail, nag-order ng mga supply, nag-iskedyul ng mga appointment sa kanyang amo, nag-type ng mahahalagang sulat, atbp.
Receptionist: Binabati ng isang receptionist ang mga tao sa front desk at dinadala sila sa iba't ibang departamento depende sa kanilang mga kinakailangan. Kailangan din niyang asikasuhin ang mga papasok na tawag at sagutin ang mga tanong at makinig din sa mga reklamo.
Mga Kinakailangan:
Secretary: Kailangan ng certificate of secretarial skills.
Receptionist: Hindi kinakailangan ang isang partikular na kasanayan; gayunpaman ang indibidwal ay dapat magkaroon ng isang kasiya-siyang personalidad, isang matulunging saloobin at isang matamis na boses. Dapat din siyang maging mahusay sa kanyang trabaho.
